Contexte
Le CHU A. Paré est une organisation multi-sites en région montoise comprenant un hôpital, une aide psychiatrique, des centres d’analyses et de prélèvements ainsi que des laboratoires. La Direction Générale du CHU se trouvait confrontée à la problématique organisationnelle suivante :
- Le CHU venait de reprendre les activités d’une aile psychiatrique, incorporant ainsi un site très important dans son infrastructure, avec des exigences et des contraintes toutes autres que celle d’un hôpital généraliste
- Les problématiques d’achat et de logistique étaient réelles car liées à plusieurs sites qui devaient maintenant apprendre à se connaître et à travailler ensemble
- L’optimisation des services administratifs (commande, réception, stockage, facturation) était nécessaire vu les attentes de la Direction au niveau de la rentabilité de l’institution et vu la démarche Kanban, à l’ordre du jour.
Solution
Mielabelo a mené un ensemble de chantiers d’améliorations afin de soulager la direction de la Logistique :
- Réorganiser les équipes de Picking & Distribution
- Effectuer une Cartographie de Chaine de Valeur Ajoutée [VSM: Value Stream Mapping) sur les processus de flux de matières (en préparation du KANBAN futur)
- Implémenter les principes LEAN management, avec focus sur les domaines Management de Proximité et Ordre et Propreté (5S)
- Effectuer une Analyse de Cause Racine (Root Cause Analysis) sur les activités logistiques
- Instaurer une statistique Indicateur Manquant/Commande au niveau des bons de commande en général.
Ces travaux se sont faits en collaboration avec les Métiers, afin d’assurer une adhésion dans la démarche et un ancrage culturel fort.
Output et résultats
Les résultats suivants ont été obtenus, sur une période de 6 mois :
- Transparence et amélioration de la performance
- Renforcement du contact entre l’aide logistique du service des soins et l’opérateur logistique de l’économat
- Quantification du taux de service général de l’économat
- Mise au point des principes des “familles” (document de commande ~ layout des armoires Kanban)
- Etat des lieux en profondeur du service achats avec une analyse des rotations, volumétries et capacités de négociation par rapport aux fournisseurs
- Réorganisation de la cellule administrative des achats
