Fév 25

De la mise en conformité à la gestion de données

By Emmanuel Jaunart | Conformité, Continuité/Gestion des risques, Info Sec, IT

La gestion de données, vous en entendez parler, mais vous pensez systématiquement à de l’archivage ou du classement de data. Et pourtant ! Ce n’est pas aussi basique et simple que ça: le monde évolue et avec lui, les pratiques de gestion de données. Ce sont nos consultants Mielabelo qui en parlent le mieux. Alors, à l’occasion de notre webinaire RGPD 4.0., Raphaël Léonard et Soufiane Zahid vous disent tout ce qu’il y a à savoir sur la gestion de données. Et pour en savoir plus, il ne vous restera qu’à nous faire signe !

RGPD 4.0., le 18/03

Gestion de données 101

Concrètement, la gestion de données doit être envisagée comme un processus continu : il ne s’agit pas de rangement de data, vite fait, bien fait et voilà, au revoir et merci. Le processus de gestion de données couvre 5 sous-domaines, chacun ayant un rôle et des propriétés spécifiques. Parmi ces sous catégories, on retrouve : l’acquisition, la validation, le stockage, la protection et le traitement.

Souvent, pourtant, le marketeur ou le gestionnaire de données peut se demander pourquoi entamer un processus si précis dans son entreprise, pourquoi tout cela est aussi régulé et structuré et pourquoi cela vaut-il la peine de s’y attarder pour « faire ça bien ».

Imaginons une situation plutôt évidente : vous habitez à Liège et par un beau samedi ensoleillé, vous décidez de vous rendre à Anvers. Malheureusement, lors de cette agréable journée, vous êtes blessé par une voiture et êtes emmené aux urgences d’un hôpital anversois…Bien loin de chez vous ! Comment l’hôpital peut-il s’occuper de vous efficacement en possédant toutes les informations ? Il existe trois cas de figures :

L’hôpital crée un nouveau dossier pour vous. Les informations s’y trouvant sont rajoutées au fur et à mesure que les résultats d’une batterie de longs tests arrivent.
L’hôpital vous demande directement, ou contacte un proche, votre médecin, afin de nourrir ce nouveau dossier.
L’hôpital a accès à votre dossier médical, complet et mis à jour, que les médecins complèteront à leur tour une fois que vous aurez été traité.

Il semble évident que la troisième option est la plus appropriée, pertinente et efficace. Mais pour qu’elle soit effective et possible, il faut encore que tous les dossiers médicaux soient rassemblés sur une plateforme, que ces dossiers soient corrects et mis à jour régulièrement par les médecins, et évidemment qu’ils soient accessibles.

Bien. Maintenant, quels sont les points communs avec les étapes de la gestion de données mentionnées précédemment ?

Eh bien, pour rassembler les informations sur une plateforme, il est nécessaire de se pencher sur l’acquisition de données et savoir comment les stocker. Afin de s’assurer que les dossiers soient corrects, le processus de validation est essentiel. La mise à jour aura lieu durant les étapes d’acquisition mais également de stockage et de traitement. Quant à l’accessibilité, les processus de protection et de traitement de données permettront de s’assurer de la pertinence des données et de la manière façon de les utiliser. Bref, pour concrétiser ce projet de dossier médical, les étapes de la gestion de données sont nécessaires.

Comme l’exemple le démontre, la gestion de données est un processus continu qui gère l’accessibilité, la protection de données utiles et fiables des utilisateurs et permet l’évolution dans le temps de ces données et de la structure qui les accueille.

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Qui sera aux manettes ?

La gestion de données requiert une palette de compétences assez étendue, qui n’est donc pas entre les mains d’une seule et unique personne… Tout le business doit être impliqué dans le processus de gestion de données puisque ces personnalités participent également à l’utilisation des data. Ne pas faire intervenir les personnes compétentes et ne pas communiquer sur l’utilisation des données en externe provoquent de nombreux risques en termes de réputation, de confiance du client. De plus, encadré par le RGPD, le domaine peut également amener des amendes… Il vaut mieux donc se pencher sur le processus en amont, non ?

Petit tour d’horizon des étapes du data management

Acquisition des données

Acquérir des données, cela revient également à se demander quelles données collecter, comment et la forme sous laquelle stocker ces données. Pour pouvoir acquérir des données pertinentes, encore faut-il savoir l’objectif visé et les moyens et limitations face auxquels vous êtes. Tout dépend très souvent du budget et surtout, de discussions et accords en interne, pas seulement au niveau de l’équipe business mais, bien entendu, en prenant en compte l’avis et les recommandations de l’équipe IT. De plus, pour l’utilisation visée des données acquises, les juristes de l’entreprise ou une consultance légale seront essentiels afin de s’assurer de ce qui est permis de faire avec la data obtenue.

Validation des données

La validation correspond à l’étape de vérification des données et les éventuelles corrections à mettre en oeuvre pour se retrouver face à des données fiables. Cette étape permet de limiter les erreurs basées sur des informations erronées, tels que les erreurs typographiques ou de formatages. Pour réparer certaines erreurs, il se peut que vous deviez faire appel à une personne « de métier », compétente dans le domaine précis. Vous ne vous tournerez pas vers un expert bancaire pour vérifier les données d’un dossier médical, mais plutôt vers un professionnel de la santé… Non ?

Stockage des données

Pour optimiser le stockage des données, l’équipe IT aura besoin de spécifier le type de données à stocker : nombres entiers ou décimaux ? Chaîne de caractère de courte ? De même, elle aura besoin de pouvoir estimer la quantité initiale de données et la vitesse d’accumulation de nouvelles, afin de savoir vers quelle architecture informatique se tourner (software ou hardware).

Cependant, comme mentionné précédemment, le RGPD a amené de nouvelles contraintes et dans le cas du stockage, la protection des données et le traitement peuvent modifier la façon d’appréhender les modalités de stockage. Cela passe notamment par le temps de conservation des données: certaines régulations forcent en effet les data managers à se débarrasser de certains types de data après une certaine période de temps ou selon certains critères. Ici, à nouveau, le business seul ne pourra prendre ces décisions : tant l’équipe IT qu’un juriste seront essentiels pour tacler ces sujets et éviter sanctions juridiques et amendes.

Vous faites quoi, le 18 mars?

Protection des données

Vous doutez encore de l’importance de la protection des données ? Imaginez que vous perdiez ces précieuses informations : que pensera votre client ? qu’adviendra-t-il de votre contrat avec lui ? et de votre réputation ?

Maintenant que nous sommes d’accord sur ce point, encore faut-il se tourner vers les bons outils. Le service IT devrait pouvoir orienter votre recherche et vous aider dans cette décision.

Traitement des données

Par traitement de données, on entend l’utilisation et la création de nouvelles données. Des personnes possédant des compétences juridiques vont permettre d’éclaircir le cadre de traitement de données. Si de nouvelles données sont créées à la suite de cette phase de traitement de données, il sera important de prévoir comment ces nouvelles données peuvent être utilisées et de reprendre la réflexion.

Outils, Suivi, Accompagnement, Conseils... Mielabelo.

Parce qu’il n’est pas toujours simple de faire adopter de nouvelles pratiques, de nouveaux outils, et de nouvelles réflexions, Mielabelo peut être votre bras droit dans un tel projet, en vous conseillant, vous apportant des solutions, vous suggérant des outils…

Mais surtout, en comprenant vos besoins et en y répondant au mieux. La mise en place d’un processus de gestion de données est continue et itérative et demande une implication de différents acteurs : services IT, Business et juristes doivent avancer main dans la main pour garder l’objectif final en vue. Mais ce processus ne peut simplement être calqué sur celui d’un autre business : vous êtes unique et vos problématiques, challenges et défis le sont également. Connaître vos besoins, votre quotidien, vos objectifs et challenges permet de mieux cartographier le chemin à parcourir. Et pour avoir ce regard externe, cette vue hélicoptère englobant tout le processus, il vous faudrait peut-être, certainement, sans aucun doute, une personne de confiance, s’intéressant de près à votre société et impliquée dans votre projet. Ca tombe plutôt bien, car c’est ce qui motive les consultants Mielabelo : partager leur expertise pour servir votre besoin, au plus proche de votre réalité.

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Fév 22

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La covid19 et vos habitudes de travail

By Emmanuel Jaunart | Info Sec

Vos réflexions sur la crise sanitaire et le travail

Sur base d’un sondage réalisé en septembre 2020, au lendemain du premier confinement belge, il a été essentiel à nos yeux d’identifier des pistes pour la gestion des équipes à distance dans ce contexte de « nouvelle normalité » de travail. Ce sondage a permis, entre autres, d’identifier les nouveaux comportements mais également les craintes tout à fait neuves qui ont émergés depuis le début de l’année 2020.

Les collègues, mais également les équipes et donc, les managers ont du très rapidement s’adapter et développer de nouvelles façons de gérer leurs équipes. Les répondants à notre enquête sont des travailleurs du secteur public, des indépendants; occupant les fonctions de manager mais également ouvriers et employés : en effet, tous les postes et tous les niveaux de hiérarchie ont été concernés par les nouvelles mesures de travail à adopter au quoditien. Personne n’a échappé au télétravail, aux conférences en ligne, aux contacts sociaux réduits.

Les cibles et leurs habitudes

Dans les institutions rencontrées, beaucoup de responsables ont noté qu’avoir instauré le télétravail à plus forte fréquence qu’auparavant était tout neuf. Mais il a été intéressant de noter que cette pratique de homeworking était déjà régulièrement adoptée par certains travailleurs, à raison de un à deux jours par semaine, dans certains cas. Ici, l’obligation de l’adopter de manière permanente a permis de mettre en exergue tant les points forts de cette nouvelle pratique de travail que les faiblesses.

En général – à raison de 70% -, les participants ont souligné apprécier l’autonomie permise grâce au télétravail mais les plus gros points faibles soulignés ont, sans surprise, été la qualité du matériel informatique et la séparation entre vie privée et vie professionnelle plus complexe à gérer dans une telle situation. Il n’a pas été rare de constater que les horaires flexibles et parfois très variables du à la gestion des familles (enfants, etc.) ont entraîné des sentiments de culpabilité lors de la déconnexion ou une difficulté à rester productif tout au long de sa journée de travail. Ceci peut en effet avoir un impact sur le bien-être et la satisfaction du travailleur. Cette arythmie dans le travail, en plus d’une volonté voire un impératif de maîtriser rapidement les nouveaux outils et compétences, sont des éléments critiques de la nouvelle normalité imposée par la covid19.

Télétravail...et liberté ?

Oui, mais voilà : le télétravail a permis de se sentir plus libre dans la gestion de son temps de travail et de pouvoir augmenter l’autonomie dans la gestion de ses projets. Il en ressort que les répondants se sentent satisfaits de télétravailler.

Malgré tout, le système de réunions transposées en vidéo-conférences semble encore devoir subir des améliorations afin d’être moins chronophages et plus efficaces, puisque beaucoup ont souligné l’utilisation intensive des réunions virtuelles freinant parfois la productivité et l’élan de motivation du travailleur.

C’est régulièrement le secteur public qui se montre plus frileux à l’idée de maintenir des réunions virtuelles pour faire avancer les projets.

La technologie, pas pour tous

Qui dit nouvelle pratique, dit nouveaux outils. La plupart de ces outils étant dépendant d’Internet, de la technologie, il est évident que de nouveaux apprentissages sont essentiels. C’est souvent ces nouveautés qui inquiètent les travailleurs : et si l’adoption de nouveaux outils est plus lente pour certains que pour d’autres ? Vont-ils être susceptibles de perdre leur emploi ? Tous les business savent-ils survivre en télétravail ?

Les mentalités changent et avec elles, les cultures d’entreprise s’adaptent. Si les travailleurs doivent faire preuve de flexibilité et d’agilité, ils s’attendent également à ce que ces habitudes de travail touchent aussi les mentalités de leurs managers.

Et demain ?

Actuellement, la pratique de télétravail s’est imposée et ce, même si certains points comportent des faiblesses. En effet, sans nier le manque de contacts sociaux qu’entraîne les habitudes de télétravail, les travailleurs restent encore très craintifs quant à l’incertitude liée au virus : qu’en est-il de l’exposition sur le lieu de travail ? qu’en est-il des acquis offerts par le télétravail (flexibilité, autonomie, gain de temps puisque moins de trajets, outils de productivité, etc.) ?

Une chose est sûre : ce nouveau paradigme de travail est là et ne peut être évité ni ignoré. Les responsables d’équipes et de départements se doivent de prendre conscience de ces nouveaux outils et les valoriser au lieu de les subir et les faire subir à leurs membres.

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Fév 18

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Big Data, 3V, RGPD

By Emmanuel Jaunart | Conformité, Gouvernance, Info Sec, IT, Sécurité de l'information

Aujourd’hui (plus que jamais, homeworking oblige), vous utilisez votre ordinateur au quotidien et cette technologie est devenue essentielle dans le traitement des données. Tout peut être tracé, observé. « Tout » représente un amas de données disponibles et accessibles pour les entreprises désireuses d’en savoir plus, toujours plus sur leurs audiences et de pouvoir entrer en contact avec elles à tout moment et facilement. Mais le RGPD vient modifier sensiblement les règles du jeu. Pourtant, les outils vous permettent beaucoup de choses. C’est beau, la technologie.

Les challenges de votre service IT

Pourtant, là où cette masse d’informations représente une mine d’or pour certains métiers – les marketeurs notamment -, il s’agit d’un véritable challenge pour d’autres: on pense notamment à votre service IT. Face à des usages et outils traditionnels qui ne peuvent s’adapter rapidement et leur offrir un appui vital, c’est la panique ! Ou pas, car les « Big Data Technologies » sont là pour sauver la mise !

Toutefois, nous utilisons souvent des termes en n’ayant qu’une vague idée de leur portée et signification réelle. « Big Data », de nos jours, représente pour certains le nouvel or et pour d’autres, une vague notion de données et d’informatiques cachées sous des technologies inconnues et dont l’objectif est difficile à saisir. En quelques mots, la notion de Big Data englobe toutes les pratiques de recherche, stockage, utilisation des données récoltées. Et, souvent, le Big Data va de pair avec les « trois V » : volume, vélocité, variété.

Volume, Vélocité, Variété... Et Valeurs ?!

Volume

On entend par « volume », la masse de données qui ont été générées sur les divers appareils et plateformes : téléphones, photographies, messageries, réseaux sociaux, localisation GPS, etc.

Vélocité

Pas besoin d’attendre longtemps avant de voir ces données générées, collectées et circulées.

Variété

Le paysage des données est bien plus varié qu’auparavant. Les données structurées ne sont plus les seules à dominer. A côté, nous retrouvons aussi des données plutôt déstructurées telles que les fichiers audio, les images, etc.

Oui, mais voilà. Avoir beaucoup de données variées et rapidement générées, c’est bien.

Avoir toutes ces données sans qu’elles n’aient véritablement de valeurs, cependant, c’est dommage, voire inutile. Alors, dans votre collecte de données, gardez bien cette notion en tête.

Le RGPD face au Big Data

Pour les uns, le RGPD vient protéger les données et offrir un cadre réglementé aux vilaines entreprises qui acquièrent, amassent et observent. Pour les autres, le RGPD est contraignant et représente un frein à la liberté d’entreprendre et donc, de pouvoir entrer et rester en contact avec ses clients.

Les deux sont-ils vraiment forcés de se développer dans une relation si conflictuelle ? Pas sûr, car là où le Big Data permet la captation de données pour offrir à terme entre autres, une optimisation des processus et une expérience client améliorée; le RGPD permet de cadrer les règles du jeu et d’ouvrir la voie à l’utilisation de données pertinentes.

Parmi ces 3 V, nous pourrions alors considérer que la Vitesse et la Variété priment. Le Volume lui, considérable, impressionnant même, se doit d’être réduit. On filtre, avant d’analyser véritablement de manière pertinente, car toutes les données ne vont pas servir votre objectif. Alors, désormais, l’impératif est au tri, au recyclage, à la conservation bien pensée : oui, vous avez besoin de données; mais ne gardez que l’essentiel !

Quel outil et quel accompagnement ?

Avant d’investir dans des projets de collecte de données, sachez ce que vous voulez découvrir et comment vous voulez et pouvez les utiliser. Parce que, bien évidemment, l’utilisation de ces pépites est régularisée alors pas la peine de penser à en faire n’importe quoi n’importe comment !

Une fois que ceci est bien intégré, encore faut-il comprendre qu’au vu de la variété et de la rapidité des échanges de données, on ne peut compter sur l’utilisation d’outils devenus obsolètes avec le temps. Le monde change, et avec lui, les outils et pratiques pour s’y adapter.

Une chance que nous vous en proposions pour vous accompagner dans vos challenges technologiques, n’est-ce pas ?

Faites-nous signe !

Fév 09

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La mise sous contrôle des trajets de conformité

By Emmanuel Jaunart | Conformité, Gouvernance, Info Sec, Nos compétences, Opex, Qualité/Validation

Le 4 février dernier, Mielabelo s’est réuni avec notre partenaire Smart Global Governance.

L’objectif ? Vous offrir un retour sur les trajets de mises en conformité. Ce partenariat permet d’aller un cran plus loin ! En effet, nous vous proposons de découvrir des solutions souples, agiles et évolutives et une plateforme permettant un plan de route clair et précis.

A cet effet, Olivier Guillo de Smart Global Governance et notre expert Information et Sécurité Xavier Vecchiato, se sont réunis avec Emmanuel Jaunart pour vous présenter en un webinaire succinct sur la mise sous contrôle des trajets de conformité.

Vous avez raté l’occasion de nous rencontrer en ligne et de suivre le webinaire ? Pas de panique, le replay est disponible.

Revivre le webinaire

Pourquoi se pencher sur Smart Global Governance ?

L’objectif de SGG est évident : simplifier et optimiser la conformité et les contrôles pour augmenter la qualité et votre productivité. Facile à utiliser et conforme aux normes, SGG est un outil efficace et essentiel qui facilitera sans aucun doute votre quotidien.

Quelle approche ?

Bien loin de venir pour tout chambouler dans votre quotidien, SGG accentue l’interopérabilité entre les applications existantes dans votre stack. SGG permet en effet la connexion sur Office, SalesForce, Oracle, etc. Parce que Mielabelo et Smart Global Governance savent que les problèmes liés à la mise en conformité sont nombreux et peuvent être chronophages, nous avons concrétisé en une session de 30 minutes la découverte de l’outil SGG dont l’objectif est de permettre de simplifier et gagner du temps sur le pilotage de votre trajet RGPD.

20 000 utilisateurs sont déjà conquis par Smart Global Governance

Pourquoi ?

Pour automatiser et rationaliser la mise en conformité. Cela permettra de ne pas être submergé par la masse d’informations et de tâches à planifier.

Comment ?

L’engagement de la direction est vital afin d’assurer le bon déroulement de ce trajet d’amélioration continu. Les choses changeront constamment, et chaque acteur devra être conscient de l’importance de prouver sa conformité. Toutes les lignes sont concernées.

Quelles étapes ?

Il y a bien entendu beaucoup de questions à se poser dès le début : qui, comment, et avec quels outils. Définir et assurer la gouvernance de la conformité ambitionnée sont des étapes essentielles afin de pouvoir la mener à bien.

Et après ?

La mise en conformité est un processus en amélioration continue qui touche toutes les organisations. L’outil va alors permettre au responsable, au DPO, etc. de maintenir la conformité en cas d’incidents, en cas de violation, etc.

Quoi ?

Chez Mielabelo, nous sommes convaincus que face à de tels challenges, la collaboration est essentielle. C’est pourquoi, en complément de cet outil de pilotage, nous pensons qu’il est vital de pouvoir compter sur l’expertise de nos consultants expérimentés, disponibles et pointilleux.

Qui ?

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter !

février 2021